圖紙、技術(shù)資料是物業(yè)管理企業(yè)開展工作的重要工具。 在實(shí)際操作中， 由于日常的一點(diǎn)疏忽或不及時(shí)收集這些資料，往往會(huì)給日后的管理工作帶來諸多不便，甚至?xí)股虡I(yè)大廈、寫字樓、工業(yè)區(qū)和住宅區(qū)的機(jī)電、消防、供水供電、智能網(wǎng)絡(luò)等管理陷入被動(dòng)局面。故此，筆者愿就這一平凡而又十分重要的工作與物業(yè)管理同行進(jìn)行探討。
一. 圖紙、技術(shù)資料收集范圍：
物業(yè)管理圖紙、技術(shù)資料涉及面廣、量大、瑣碎、關(guān)聯(lián)性強(qiáng)。收集范圍主要有：（１）機(jī)電類：高低壓配電、發(fā)電機(jī)組、照明布線、電梯、消防、空調(diào)、排風(fēng)、機(jī)算機(jī)處理系統(tǒng)的工程設(shè)計(jì)圖紙、修改圖、竣工圖、以及各種設(shè)備的產(chǎn)品說明書、出廠或現(xiàn)場試驗(yàn)報(bào)告、改進(jìn)及大小修記錄。（２）土建類：建筑工程設(shè)計(jì)圖紙、工程施工圖紙、含各類土木、給排水工程和隱蔽工程圖紙、記錄以及竣工資料。（３）配套設(shè)施類：管道煤氣、通訊、有線電視等系統(tǒng)的工程圖紙資料。（4）智能網(wǎng)絡(luò)類：Internet寬頻網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、各類智能化管理的機(jī)算機(jī)處理系統(tǒng)、自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)及其布線方面的圖紙資料。（５）公司用于技術(shù)管理所制定的有關(guān)圖表和制度。（４）國家制定的有關(guān)規(guī)范文件。（6）勞動(dòng)及人力資源部門制定技術(shù)技能標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程。( 7 )公司購購的技術(shù)性專業(yè)書籍、報(bào)刊等等。
為能及時(shí)有效地收集圖紙、技術(shù)資料，在商業(yè)大廈、寫字樓、工業(yè)區(qū)和住宅區(qū)工程施工中，工程部或物業(yè)管理籌備處應(yīng)指定專人，對各個(gè)專業(yè)的圖紙進(jìn)行收集、整理、分類并造冊登記。對施工過程中因變更或改進(jìn)方案的項(xiàng)目（即有些沒有按照原施工的項(xiàng)目），應(yīng)及時(shí)對照原圖作出修改并予以說明。對某些一時(shí)無法收集的資料要向有關(guān)部門追討并在圖紙說明中記錄清楚。
二．圖紙、技術(shù)資料借閱與使用：
圖紙技術(shù)資料一般由工程部文員或設(shè)一名專職資料員實(shí)行專人專責(zé)管理，圖紙技術(shù)資料不得借給與工程管理無關(guān)的人員。當(dāng)在檢查維修時(shí)若需要查閱有關(guān)資料，必須辦理登記手續(xù)，在《借閱登記簿》上要記載清楚借閱時(shí)間，借閱資料名稱、數(shù)量、歸還日期。同時(shí)借閱人還必須簽名確認(rèn)，借閱人不得擅自復(fù)印。一些珍貴資料的借閱還必須經(jīng)工程部經(jīng)理或其授權(quán)人簽字同意后方可借出。借閱使用者應(yīng)妥善保管，檢修查閱完畢應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)地將圖紙資料交回到管理人員并予以注銷登記，如有損壞必須及時(shí)復(fù)印補(bǔ)充。對于日常工作中各部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)工人員、值班室員工需要經(jīng)常用使用的技術(shù)資料，應(yīng)由原圖紙、資料復(fù)印使用。
三. 圖紙、技術(shù)資料管理責(zé)任：
物業(yè)管理企業(yè)要建立圖紙、技術(shù)資料管理制度，明確資料管理員的崗位責(zé)任，作為資料管理員要加強(qiáng)資料檔案管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，認(rèn)真搞好本職工作，妥善保管各種資料。在管理過程中一定要做好日常防鼠、防蟲、防潮、防腐等工作、確保資料的安全與完整。
當(dāng)原資料管理員不再負(fù)責(zé)該工作時(shí)，應(yīng)將所有資料按原造冊登記目錄進(jìn)行移交，若資料不全則要追究有關(guān)人員的責(zé)任。工程部經(jīng)理、副經(jīng)理、工程師（總工程師或主任工程師）負(fù)有檢查圖紙和資料管理及使用情況的責(zé)任，要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，對違反圖紙、技術(shù)資料管理規(guī)定的有關(guān)人員進(jìn)行處罰，對因圖紙、技術(shù)資料管理不善造成重大事故和損失的，將追究有關(guān)人員和管理人員的責(zé)任，并視其情況給予扣罰考核工資或免職處分。

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